Motor de base de datos Microsoft
Access
Veamos
algunas de las funciones que el programa Microsoft Access tiene para un mejor
manejo de la información. Voy a tomar a office 2007 para realizar los
ejemplos:
Tablas
En
la pestaña crear nos muestra en la primera opción Tabla, le damos un clic al botón tabla nos muestra una nueva tabla.
Las
tablas por defecto Access las muestra en vista de hoja de datos así:
Siempre
nos crea un campo Id, este es de
tipo auto numérico, lo que significa
que el mismo se incrementa, este campo lo puedes eliminar, editar o
conservarlo.
Cuando
creamos una tabla, nos aparece una barra de herramientas de tablas.
Nos
muestra una serie de opciones para agregar campos y su tipo de dato y formato,
agregar campos de otras tablas, relaciones entre tablas, entre otras. Este es
uno de los métodos para hacer esas operaciones, existe otro que es
dirigiéndonos al botón ver, encima nos muestra un botón con una escuadra y un
lápiz este nos envía a vista de diseño, le damos un clic y nos
envía a:
Cuando
estamos en la vista de diseño ingresando los campos o haciendo alguna edición
de ellos, pasamos a escoger la llave principal o llave primaria de la tabla.
Esta
llave principal se le ingresa a uno o varios campos de una tabla, para que
sirvan como referencia de dicha tabla.
Una
vez que ya tengamos nuestros campos agregados con todos los parámetros
necesarios, volvemos otra vez a la hoja
de datos para ingresar los registros de la tabla.
Relaciones
Las
relaciones son como su nombre lo indica relacionar dos o más tablas, estas
relaciones pueden ser de uno a uno, de uno a muchos, de muchos a unos y de
muchos a muchos, a esto se le llama cardinalidad, estas varían dependiendo de
las necesidades del programador de la base de datos.
Estas
relaciones se crean con el objeto de relacionar las tablas para que nos arrojen
la información que necesitamos. Estas relaciones se crean de la siguiente
manera:
Hay
una pestaña que se llama herramienta de
base de datos, dentro hay un botón relaciones cuando le damos clic al
botón nos muestra lo siguiente:
En
este cuadro nos muestra todas las tablas de la base de datos, seleccionamos las
necesarias o todas para las relaciones que vayamos hacer. Una vez que agregamos
las tablas a relacionar nos las muestra así:
Aquí
están las tablas agregadas a la relación pero aun no están relacionadas, cuando
las vamos a relacionar escogemos un campo de tabla (casi siempre es la llave
principal), y lo arrastramos hasta el otro campo de la tabla a relacionar,
cuando lo pasamos nos muestra lo siguiente:
Nos
muestra un cuadro con los nombres de los dos campos que se están relacionando y
el tipo de relación. Luego damos clic en crear y ya está la relación creada.
Relación terminada
Crear formularios:
Los
formularios se pueden crear de distintas formas, por un diseñador, por el
asistente o directamente, Nos dirigimos a la pestaña crear hay encontramos
formularios, damos un clic al botón formularios, este inmediatamente nos crea
un formulario de la tabla que estamos trabajando:
Formulario de la tabla
La
otra forma es crear un formulario por el diseñador, nos vamos a la pestaña
crear, luego nos muestra los botones de la sección formulario ahí se encuentra
un botón llamado, Diseño de formulario, le
damos un clic y nos muestra lo siguiente:
Esta
es una plantilla donde ingresamos los campos que queramos de la tabla, este
tipo de formularios se crea de esta forma porque en ocasiones no necesitamos
incluir en el formulario todos los campos de la tabla.
Cuando
estamos en el diseñador de formularios se nos muestra una serie de herramientas
para el manejo del formulario
Para
incluir los campos hacemos lo siguiente, le damos un clic en el botón agregar campos existentes, que se
encuentra en las herramientas de diseño del formulario, luego nos aparece esto:
|
Con
un clic sostenido pasamos los campos que están del lado derecho de la pantalla,
hacia la plantilla del diseño del formulario.
Cuando
ya pasamos todos los campos que creamos sean de importancia o todos, y los ubicamos
en donde nosotros queramos, podemos agregarle cosas como, etiquetas, botones,
cuadros de texto entre otros, que aparecen en las herramientas de diseño de
formularios.
Crear formularios por el asistente,
nos vamos a la pestaña crear en la sección de
formularios, se encuentra un combo que se llama mas formularios, hay esta la
opción asistente para formularios.
La creación de formularios por el asistente costa de
algunos pasos que son:
1.
Aquí escogemos la tabla y
pasamos a lista de campos seleccionados lo que queremos de la lista de campos
disponibles, haciendo un clic en el botón mayor (>) para pasar uno por uno
o mayor mayor (> >) para pasar todos los campos y damos clic en
siguiente.
2.
En el paso dos, nos aparece como
queremos que sea la distribución de los campos en el formulario
3.
Escogemos el estilo del
formulario, nos parece una lista con algunos estilos predeterminados, escogemos
uno el que queramos.
4.
En este paso que es el final,
nos aparece una casilla con el nombre que deseamos que aparezca como titulo del
formulario, y dos opciones al final que son abrir el formulario o hacerle
alguna modificación y damos clic en finalizar.
5.
Y nos
aparece el formulario ya creado por el asistente.
Crear informes:
En la pestaña crear nos aparece
una sección que se llama informes, este posee una serie de botones para la
creación de los mismos. Así como los formularios, se crean por un asistente,
diseño o directamente.
Informes directamente,
En la
pestaña crear se encuentra una sección de informes, donde aparece un botón
informes, este nos crea un informe directamente sin hacer mas nada.
Informe creado directamente
Los informes como los
formularios y cualquier otra herramienta que nos suministra Microsoft Access
2007, crea una barra de herramientas para los informes, en la que podemos
editar el contenido de ellos.
Nos
muestra una amplia de opciones para la edición de nuestros formularios.
Informes por el asistente,
En la sección de informes también aparece un
botón que se llama asistente para
informes, el cual nos crea un informe de la siguiente manera:
1.
Nos muestra una casilla el
nombre o los nombres de las tablas, y debajo los campos de las tablas que
deseamos pasar a la creación del formulario
2.
En este
paso nos muestra una opción de niveles de agrupamiento.
3.
Tipo de ordenamiento de los
campos de la tabla, en el combo aparecen todos los campos de la tabla que
estamos trabajando.
4.
La
distribución de los campos en la hoja del informe y la orientación de la hoja.
5.
Diseño
o estilo de la hoja del informe.
6.
El
titulo del informe y si quiere una vista previa o ir a la edición del informe
7.
Por último
la visualización del informe creado por el asistente.
Informe creado por el diseñador,
En esta opción hacemos la creación de los
informes al gusto o a las necesidades del sistema, acá podemos agregar una
serie de controles como botones, botones de opciones, cuadros de textos, entre
muchos más.
Todos los formularios poseen un encabezado,
un detalle y un pie de página, pero en este caso es que los podemos visualizar
mejor y editarlos o tratarlos con algunos campos o etiquetas que queramos
incluir en ellos
|
|
|
Para agregar los campos de las tablas hacemos
un clic en el botón agregar campos
existentes, que se encuentra en la
barra de herramientas del diseño de informes, cuando le damos un clic a ese
botón nos aparece lo siguiente:
|
Luego pasamos a pasar los campos
que queremos que aparezca en el formulario, arrastrándolos con el mouse. Los
podemos pasar a cualquier lugar de la plantilla del diseño del formulario, así
como los demás controles que aparecen en la barra de herramientas del diseñador.
Ya cuando creamos que hemos
terminado, guardamos el informe y lo pasamos a ver.
Consultas:
Otra de la gran cantidad de
opciones Microsoft Access 2007, es la creación de las consultas, le hacen desde
un lenguaje SQL o desde un diseñador.
Diseñador de consultas
Esta opción se encuentra en la
pestaña crear hay una sección de otros, hay aparece un botón que se llama diseño de consultas.
Hacemos
un clic en diseño de consulta y nos
muestra lo siguiente:
Acá aparecen todas las tablas
creadas en la base de datos, las que queremos que sean parte de la consulta que
vamos a diseñar le damos en el botón agregar.
Cundo las agregamos nos muestra:
Las tablas que va hacer parte de
la consulta y unas propiedades, que son las que nos van a diseñar la consulta.
En esas propiedades ubicamos las especificaciones de la consulta, como el
nombre del campo, el orden, entre otras, luego cuando ya hemos terminado le
damos en el botón ejecutar que se
encuentra en la barra de herramientas del diseño de consulta.
Ya cuando hemos terminado una
consulta por el asistente y la guardamos, la visualizamos en el lado izquierdo
de la pantalla, en los objetos de la base de datos, hacemos doble clic y nos
muestra los resultados de la consulta.
Cuando hemos abierto la consulta
aparece un botón en la barra de herramienta llamado ver
Este botón
despliega una serie de herramientas como vistas dinámica, vista de diseño y
también vista SQL, que es la que vamos a
utilizar para las consultas, cuando le damos un clic en vista SQL, nos aparece
un código, que es la consulta pero hecha en SQL, así:´
Este código también lo podemos
modificar, agregándole datos a la consulta, pero en lenguaje SQL, debemos saber
ese lenguaje para poder modificar el código
